Edisi Nostalgia Zaman KuLi aH Heheheheh..........
Oleh : Asep S Jazuli
Pendahuluan
Pada setiap organisasi baik yang berbentuk
perusahaan swasta, pemerintah maupun sosial, dalam upaya mencapai tujuan secara
berhasil dan berdaya guna, memerlukan adanya pembagian tugas, pelimpahan
wewenang, rincian tugas individu yang terlihat dalam organisasi, sehubungan
dengan hal tersebut, diperlukan seorang pimpinan yang berfungsi memimpin
kelompok orang-orang yang tergabung dalam orgnisasi, agar kegiatan setiap orang
dalam bekerja sama dapat lebih terarah sesuai dengan tujuan.
Salah
satu prasarana yang
tidak kalah pentingnya dengan prasarana lainnya adalah terdapatnya
suatu kantor yang mampu menyediakan informasi
yang benar berdasarkan
fakta dan dibutuhkan oleh
pimpinan dalam rangka mengatur
dan mengendalikan usahanya
serta membuat keputusan
Setiap keputuasan yang telah diambil atau
ditetapkan dalam suatu organisasi perlu
dicatat dan disimpan dengan baik sebagai sebuah pembuktian lebih lanjut.
Ruang lingkup pekerjaan pada organisasi yang
sangat luas mengakibatkan tidak mungkinnya pekerjaan tersebut dilaksanakan oleh
satu orang pegawai atau sekelompok kecil pegawai. Sehubungan dengan hal
tersebut, kemungkinan terdapat sekelompok staff, yang diantaranya adalah
Sekretaris dan para pembantunya yang melaksanakan kegiatan bantuan, atau
rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok, sehingga timbul satuan
organisasi yang dinamakan “Sekretariat”
Arti Administrasi Kesekretariatan
Adalah
keseluruhan proses pelaksanaan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan
perkantoran dan tugas-tugas bantuan
lainnya, dalam rangka menunjang kelancaran tujuan organisasi.
Tujuan administrasi
Kesekretariatan
Administrasi
kesekretariatan mempunyai tujuan antara lain :
- Memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik intern maupun ekstern.
- Mengamankan rahasia perusahaan/organisasi
- Mengelola dan memelihara dokumentasi perusahaan atau organisasi yang berguna bagi kelancaran pelaksanaan fungsi manajemen (Fungsi manajemen menurut G.R Terry terdiri dari Planning, Organizing, actuating, Controlling)
Fungsi Administrasi Kesekretariatan
- Mengadakan pencatatan dari semua kegiatan manajemen Hasil pencatatan yang harus dilakukan menurut suatu system Yang ditentukan,digunakan sebagai alat pertanggungjawaban dan sebagai sumber informasi. Pencatatan perlu dilakukan dengan tepat guna dan tepat waktu.
- Sebagai alat pelaksana pusat ketatausahaan
- Sebagai alat komunikasi prusahaan/organisasi
- Sebagai pusat dokumentasi
Dengan demikian dapat
disimpulkan bahwa kegiatan yang diselenggarakan oleh sekretaris organisasi,
khususnya adalah penunjang terhadap
pekerjaan pokok, agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien.
Ruang lingkup kegiatan sekretariat
Pada umumnya kegiatan
sekretariat meliputi:
- Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan dengan pekerjaan surat menyurat, yang meliputi pembuatan surat, penerimaan, pengolahan, pendistribusian dan penyimpanan.
- Menyelenggarakan tata hubungan baik secara intern maupun secara ekstern (Humas)
- Menyelenggarakan kepanitiaan rapat
- Menyelengarakan pengaturan penerimaan tamu/kunjungan
- Menyelenggarakan tugas bantuan lain yang bersifat menunjang pelaksanaan tugas pokok dan menyediakan fasilitas, terutama untuk mengkoordinasikan pelaksanaan tugas pokok organisasi.
Posisi sekretaris dalam organisasi
Peran dan tanggung jawab
‘STI” (Strategis – Teknis – Pendukung)
Dengan bertindak sebagai
pusat informasi, sekretaris mampu menjalankan :
- Peran Strategis, yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif pada status dan peformen organisasi melalui kelancaran arus informasi baik ke dalam maupun ke luar
- Peran teknis, peran yang diharapkan dapat meningkatkan kinerja pimpinan. Aktivitas sekretaris yang menyalurkan informasi kepada pimpinan secara jelas dan akurat akan sangat membantu dan memfasilitasi pimpinan untuk menjalankan fungsinya dengan baik. (dengan demikian semakin berat beban kerja pimpinan, maka tugas sekretaris akan semakin intensif)
- Peran pendukung, Peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif kepada anggota organisasi lainnya, yang dapat dicapai dengan pendistribusian informasi (incoming dan aoutgoing).
Kualifikasi Skretaris Organisasi
- Pengetahuan
a)
Mempunyai pengetahuan
yang luas
b)
Memahami seluk beluk
tentang organisasi, misi , fungsi dan tugas pokok organisasi
c)
Mempunyai ilmu
pengetahuan yang relevan dengan bidang tugasnya
d)
Memiliki pengatahuan
tentang tata naskah , kearsipan dan peralatan perkantoran
e)
Mempunyai pengetahuan
yang baik tentang bahasa Indonesia dan bahasa asing
- Keterampilan
a)
Mampu menyusun laporan
b)
Mampu berkorespondensi
c)
Mampu menggunakan bahasa
indonesia dan bahasa asing
d)
Mampu menggunakan
teknologi perkantoran
- Kepribadian
a)
Memiliki kepribadian
yang menarik dan baik
b)
Loyalitas dan dedikasi yang tinggi
c)
Ketekunan, ketelitian,
kerapian, kejelian, kejujuran, keterbukaan,
kesabaran, keramahtamahan serta tanggungjawab
Post a Comment