Dasar-dasar Penyusunan Perencanaan dan Perencanaan Pembangunan Desa

Berbicara tentang sebuah organisasi atau kelembagaan tidak akan terlepas dari tujuan yang ingin dicapai, untuk mencapai sebuah tujuan diperlukan sebuah tata kelola/manajemen yang baik. Berbicara tentang manajemen berarti berbicara tentang fungsi-fungsi manajemen, secara umum kita mengenal fungsi-fungsi manajemen terdiri dari Planing (Perencanaan), Organizing (Pengorganisasian), Actuating (Penggerakan), dan Controling (Pengendalian/Pengawasan).


Dalam artikel kali ini penulis ingin mengulas sedikit tentang salah satu fungsi manajemen diatas, yaitu Perencanaan.


Perencanaan merupakan tahapan awal dari proses manajemen. Oleh karena itu, kemampuan untuk melakukan perencanaan merupakan salah satu fungsi dan peran manajer/pemimpin. Dimana manajer disemua level (Top Manajer, Midle Manajer, Low Manajer) harus punya kemampuan untuk melihat masa depan yang akan dicapai, dengan pengalaman masa lalu, dengan pertimbangan kekuatan dan kelemahan organisasi, yang pada akhirnya mereka harus merumuskan rencana program kerja.


Perencanaan merupakan fungsi manajemen yang primer, yaitu tahapan yang mendahului dan menjadi pondasi terhadap fungsi-fungsi manajemen yang lainnya. Manajer akan menentukan struktur organisasi, mengalokasikan sumber daya, apabila telah melalui proses perencanaan.


Definisi Perencanaan


Secara definisi, perencanaan diartikan sebagai “proses penentuan bagaimana organisasi mencapai tujuan atau merealisasikan tujuannya.” Dalam bahasa yang formal diberikan pengertian bahwa proses perencanaan adalah bagaimana mengembangan strategi dan tindakan yang didahului dengan proses analisis dan perumusan peluang-peluang yang diprediksi akan muncul.


Sehingga dalam proses perencanaan harus dirumuskan pertanyaan-pertanyaan berikut: 1. Apa? merumuskan apa yang menjadi tujuan/target yang ingin dicapai oleh organisasi/perusahaan. 2. Siapa? merumuskan personil yang bertanggung jawab atas pencapaian target dan sasaran organisasi. 3. Kapan? merumuskan jangka waktu atau kapan kegiatan / program harus dilaksanakan. 4. Bagaimana? merumuskan strategi atau cara dan prosedur bagaimana kegiatan itu dilaksanakan dengan cara yang efektif dan efesien. 5. Mengapa? merumuskan alasan-alasan yang melatrabelakangi mengapa kegiatan atau program itu dilaksanakan atau untuk apa kegiatan itu dilaksanakan. 6. Sumber daya pendukung? merumuskan sumber daya apa saja yang diperlukan agar kegiatan-kegiatan pencapain tujuan dapat berjalan dengan sebagaimana mestinya.




Dalam Konteks Perencanaan Pembangunan Desa, Perencanaan Pembangunan Desa adalah proses tahapan kegiatan yang diselenggarakan oleh pemerintah Desa dengan melibatkan BPD dan unsur masyarakat secara partisipatif guna pemanfaatan dan pengalokasian sumber daya Desa dalam rangka mencapai tujuan Pembangunan Desa.



Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa tujuan perencanaan yang paling esensial adalah meminimalisasi resiko atau hambatan serta ancaman yang mengelilingi organisasi sehingga memberikan ketidakpastian dalam pencapaian tujuan. Perencanaan dilakukan agar memberi kekuatan positif untuk mencapai tingkat keberhasilan yang baik. Jika perencanaan terlaksana dengan baik, maka proses koordinasi dan efesiensi atau tidak ada pemborosan sumber daya akan terpenuhi secara signifikan.


Bentuk-bentuk Perencanaan


Pada dasarnya di setiap organisasi terdapat dua tipe atau bentuk perencanaan, dimana keduanya saling terkait satu sama lain. Bentuk perencanaan yang disesuaikan dengan tingkatan manajemen adalah sebagai berikut:


Rencana strategis, Rencana ini dirancang untuk menentukan visi, misi organisasi, menetapkan sasaran, program kerja untuk mencapai tujuan organisasi. Dalam Penyelenggaraan Pemerintahan dan Pembangunan Desa Perencanaan ini disebut Rencana Pembangunan Jangka Menengah Desa (RPJMDesa), dengan umur perencanaan berlaku selama 6 tahun.




[caption id="attachment_4893" align="alignright" width="243"]Ilustrasi Gambar : preefik.com Ilustrasi Gambar : preefik.com[/caption]

Rencana operasional, Rencana ini merinci detail atau penjabaran pelaksanaan rencana strategis, baik berupa rencana sekali pakai (single use plan) dan rencana baku (standing plan) yang dapat dipakai berulang-ulang. Dalam Penyelenggaraan Pemerintahan dan Pembangunan Desa Perencanaan ini disebut Rencana Kerja Pemerintah Desa (RKPDesa) dengan umur perencanaan berlaku selama 1 tahun.


Manfaat Perencanaan


Sebuah organisasi akan memiliki manajemen yang baik diawali dengan proses perencanaan yang baik. Apabila tahapan perencanan diberikan perhatian lebih baik bagi seorang manajer, maka akan memperoleh manfaatmanfaat berikut:




  1. Membantu para manajer/pemimpin untuk berorientasi ke masa depan Para manajer akan dipaksa untuk memiliki pemikiran yang visioner (jangka panjang) dimana mampu melihat masalah-masalah dan peluang-peluang yang mungkin timbul dan yang akan dihadapi di masa mendatang.

  2. Akan Meningkatkan koordinasi dalam pengambilan keputusan Tidak akan ada keputusan yang dibuat untuk hari ini tanpa adanya pemikiran akan pengaruh keputusan tersebut terhadap keputusan yang akan diambil di kemudian hari. Sehingga mendukung manajer untuk selalu konsisten dengan keputusan yang telah diambil sebelumnya.

  3. Perencanaan akan menekankan kepada tujuan organisasi Dengan adanya perencanaan, maka manajer akan selalu ingat atau diingatkan mengenai tujuan organisasi yang harus dicapai.


Apabila proses perencanaan tidak dilakukan, maka akan timbul banyak kerugian dalam organisasi, salah satunya adalah banyak waktu yang terbuang untuk melakukan hal-hal yang tidak berhubungan dengan pencapaian tujuan.


Proses Perencanaan


Proses perencanaan akan menjadi sebuah tindakan jika tahapan ini merupakan salah satu tahapan atau program kerja dalam sebuah organisasi. Misalnya dalam melakukan transformasi dari input menjadi output, harus terjadi proses perencanaan yang matang.


Tahapan Perencanaan


Proses perencanaan terdiri dari berbagai langkah-langkah atau tahapan-tahapan yang sistematis. Secara lebih detail mengenai tahapan-tahapan dalam proses perencanaan adalah sebagai berikut:




  • Menyatakan Tujuan Organisasi, Tujuan harus diturunkan dari visi/misi organisasi tentang kondisi di masa yang akan datang sehingga kualitas tujuan sangat tergantung dari kejelasan arah, ruang lingkup kegiatan, segmen produknya dan pasar serta tingkat keberhasilannya yang ingin dicapai. Ciri-ciri tujuan yang baik adalah harus spesifik, realistis, menantang, terukur, dan berbatas waktu, sehingga agar tujuan dapat menimbulkan komitmen dan menjadi sumber motivasi.

  • Menyusun Daftar Alternatif, Untuk mencapai tujuan Apabila tujuan organisasi telah ditetapkan, maka seorang manajer harus menyusun daftar alternatif sebanyak mungkin untuk mencapai tujuan tersebut. Untuk menyusun alternatif diperlukan informasi, sebab setiap alternatif membutuhkan informasi yang berbeda-beda yang disesuaikan dengan faktor kunci keberhasilan organisasi.

  • Menyusun asumsi, sebagai dasar untuk setiap alternatif Kelayakan suatu alternatif banyak dipengaruhi oleh asumsi yang menjadi dasar dari alternatif tersebut. Alternatif dikatakan layak, apabila asumsi-asumsi yang muncul dianggap wajar dan relevan.

  • Memilih alternatif terbaik, untuk mencapai tujuan Evaluasi alternatif juga harus dibarengi dengan evaluasi asumsi-asumsi yang mendasarinya. Seoarang manajer harus mampu memilih alternatif yang terbaik berdasarkan kriteria yang ada (Benefit/cost).

  • Menyusun Rencana atas alternatif yang terpilih, Setelah memilih alternatif, maka manajer harus mampu menerjemahkan rencana-rencana jangka pendek dan jangka panjang atas alternatif tersebut. Menyusun rencana didalamnya menentukan sumber daya yang akan digunakan serta keahlian yang dibutuhkan yang nantinya tidak mengganggu pelaksanaan.

  • Mengubah rencana menjadi tindakan, Melaksanakan rencana adalah proses operasionalisasi upaya dan mobilisasi sumber daya. Pada langkah ini, kadang-kadang diperlukan penyesuaian dikarenakan adanya tambahan atau perubahan informasi, hal-hal di luar perkiraan semula.


Perencanaan Organisasi


Orang yang merencanakan merupakan masukan paling penting dalam proses perencanaan untuk mendapatkan keluaran berupa rencana organisasi yang efektif. Untuk itu dibutuhkan kualifikasi, tugas, dan evaluasi dalam merencanakan bagaimana sistem manajemen organisasi mampu mencapai tujuannya.


Para manajer harus mampu memiliki 4 (empat) kualifikasi primer dalam melakukan proses perencanaan, yaitu:




  • Harus memiliki pengalaman praktik yang memadai dalam organisasi.

  • Harus mampu mengganti pandangan organisasi yang sempit yang dimilikinya menjadi sebuah pandangan yang menyeluruh terhadap organisasi.

  • Harus memiliki pengetahuan dan ketertarikan (minat) pada trend sosial-politik, dan ekonomi yang dapat mempengaruhi masa depan organisasi.

  • Harus mampu bekerja sama dengan orang lain.


Evaluasi dalam Perencanaan


Sejalan dengan pelaksanaan rencana, maka harus dibarengi dengan evaluasi hasil sebagai tindakan korektif apabila rencana tidak mampu menjawab tujuan yang diinginkan. Dengan demikian, para perencana memiliki tiga (3) tugas utama dalam mengevaluasi rencana yang telah disusun. Evaluasi yang dilakukan dalam proses perencanan seperti:




  • Sejauh mana tingkat keberhasilan terhadap tujuan?

  • Berapa banyak persoalan penting yang telah dapat dipecahkan dan apakah timbul persoalan baru?

  • Berapa besarnya pengorbanan, misalnya biaya, yang diperlukan untuk mencapai hasil-hasil tadi?

  • Apakah ada hasil sampingan yang bermanfaat bagi organisasi?


Efektifitas Perencanaan


Sejalan dengan pelaksanaan rencana, maka harus dibarengi dengan evaluasi hasil sebagai tindakan korektif apabila rencana tidak mampu menjawab tujuan yang diinginkan. Dengan demikian, para perencana memiliki tiga (3) tugas utama dalam mengevaluasi rencana yang telah disusun. Evaluasi yang dilakukan dalam proses perencanan seperti: a. Sejauh mana tingkat keberhasilan terhadap tujuan? b. Berapa banyak persoalan penting yang telah dapat dipecahkan dan apakah timbul persoalan baru? c. Berapa besarnya pengorbanan, misalnya biaya, yang diperlukan untuk mencapai hasil-hasil tadi? d. Apakah ada hasil sampingan yang bermanfaat bagi organisasi?


Terdapat 4 (empat) hal yang dapat menjamin bahwa proses perencanaan dapat mencapai efektivitas, yaitu:




  1. Mendapatkan dukungan manajemen puncak, dimana berupa perhatian yang jelas dan berkelanjutan.

  2. Proses perencanaan yang didesain dengan baik, yang berarti memiliki kejelasa, mampu diukur pencapaiannya, bersifat fleksibel dan dapat disesuaikan guna merespon kondisi perencanaan yang kemungkinan dapat berubah (tidak kaku).

  3. Perencanaan yang berfokus pada implementasi. Rencana hanya akan efektif jika implementasinya membantu tercapainya tujuan organisasi. Sehingga setiap rencana harus memberikan hasil akhir berupa tindakan yang berdasar pada sasaran yang diinginkan.

  4. Mengikutsertakan orang-orang yang tepat. Dalam merencanakan, sebaiknya mengikutsertakan para manajer dalam bidang-bidang fungsional dalam organisasi sehingga dapat memperoleh informasi yang relevan dan akurat. Orang-orang yang teapat dapat memberi masukan dan umpan balik dalam proses perencanaan dan implementasi rencana.


Disarikan dari berbagai sumber


Oleh Asep Jazuli

Post a Comment

Sampaikan Komentar Anda Disini....

Previous Post Next Post